Penanganan dan Pemeliharaan Dokumen
TUGAS
PENANGANAN
DAN PEMELIHARAAN DOKUMEN
DISUSUN
OLEH:
SUCI
ANDRIANY
SEKOLAH
MENENGAH KEJURUAN NEGERI 1 TARAKAN
KOMPETENSI
KEAHLIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
TAHUN
2017
KATA
PENGANTAR
Assalammualaikum
Wr.Wb
Puji syukur saya ucapkan kehadirat
Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta hidayah sehingga berkat
Karunia-Nya saya dapat menyelesaikan
tugas yang telah diberikan oleh guru kami mengenai “ PENANGANAN DAN
PEMELIHARAAN DOKUMEN “.
Saya selaku penyusun juga tidak lupa
mengucapkan terima kasih kepada guru pembimbing saya yang telah banyak memberi
masukan selama saya mengerjakan tugas ini.
Semoga apa yang saya kerjakan ini
dapat bermanfaat bagi semua pembaca khususnya yang ingin mengetahui tentang “ PENANGANAN
DAN PEMELIHARAAN DOKUMEN “.
TARAKAN, 20
Agustus 2017
Penyusun,
Suci Andriany
Daftar
Isi
Halaman
Judul ................................................................................................... i
Kata
Pengantar .................................................................................................. ii
Daftar Isi .............................................................................................................. iii
A. Pengertian Penanganan
Dan Pemeliharaan Dokumen ....................................... 1
B. Cara
Penanganan Dokumen Adminsitrasi Kepegawaian ................................... 2
C. Pemeliharaan
Dokumen Administrasi Kepegawaian ............................................ 3
D. Peraturan
Cara Penanganan Pemeliharaan Dokumen ........................................ 4
Daftar
Pustaka.................................................................................................... 5
A. Pengertian Penanganan
Dan Pemeliharaan Dokumen
Dalam peraturan Kepala
BKN Nomor 18 Tahun 2011, tanggal 18 Juli 2011 tentang Pedoman Pengelolaan Tata
Naskah Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil, diuraikan mengenai peraturan yang
menjadi pedoman bagi Instansi Pusat maupun Daerah.
Pedoman ini digunakan
dalam pengelolaan tata naskah kepegawaian PNS, baik dalam bentuk dokumen fisik
maupun image document. Tujuannya agar dapat terwujud sistem informasi
kepegawaian yang terintegrasi secara nasional.
Tata naskah kepegawaian PNS menurut pedoman ini adalah sistem penyimpanan
dan pengelolaan dokumen kepegawaian sejak diangkat sebagai calon PNS / PNS
hingga mencapai batas usia pensiun, yang berupa surat – surat keputusan yang
ditetapkan oleh pejabat yang berwenang di bidang kepegawaian.
Pengelolaan dokumen kepegawaian yang baik dan optimal dapat memudahkan
proses peremajaan data kepegawaian yang tersimpan secara elektronik dalam
database kepegawaian, sehingga didapatkan kecocokan data antara dokumen fisik
dengan data elektronik.
Seorang pegawai
administrasi harus dapat menangani dokumen dari berbagai jenis arsip
kepegawaian PNS dengan baik. Penanganan dokumen tersebut pada dasarnya hampir
sama seperti penanganan dokumen lain pada umumnya. Yang membedakan adalah
pencatatan berbagai dokumen tersebut pada buku arsip masing-masing.
Pada umumnya penanganan
dokumen dibagi dalam 3 bagian yakni:
1.
Pengurusan/Penanganan Dokumen
2.
Penyimpanan dan Penataan Arsip Dokumen
3.
Penemuan kembali dan Peminjaman Arsip
Dokumen
Penyimpanan dan penemuan
kembali arsip dokumen kepegawaian sama prosesnya dengan dokumen lainnya. Hanya
saja, untuk pengurusan dan penanganan dokumen kepegawaian yang membedakan
adalah pada buku pencatatan masing-masing dokumen arsip kepegawaian.
Buku pencatatan arsip
yang digunakan dalam hal ini disebut juga buku penjaga administrasi
kepegawaian. Adapun buku pencatatan arsip tersebut terdiri dari:
1)
Daftar
Kepemilikan Kartu Tunjangan Pensiun (TASPEN)
2)
Daftar
Nama Pejabat Struktural
3)
Daftar
Nama Pejabat Fungsional
4)
Daftar
Cuti Pegawai Negeri Sipil
5)
Buku
Penjagaan Kenaikan Pangkat (KP) Pegawai NegeriSipil (PNS)
6)
Buku
Penjagaan Kenaikan Gaji Berkala (KGB) Pegawai Negeri Sipil (PNS)
7)
Daftar
Kepemilikan Kartu Istri / Suami (KARIS / KARSU)
8)
Daftar
Kepemilikan Kartu Pegawai Negeri Sipil (KARPEG)
9)
Daftar
Kepemilikan Kartu Asuransi Kesehatan (ASKES)
10) Daftar Urut
Kepangkatan (DUK) Pegawai Negeri Sipil (PNS) Daerah
11) Buku Catatan
Pensiun dan Realisasinya
12) Buku Catatan
Pelanggaran Disiplin Pegawai Negeri Sipil (PNS)
13) Buku Daftar
Pegawai yang Mengikuti Diklat
14) Buku Daftar
Pegawai yang Mengikuti Tugas Belajar
15) Buku Daftar
Pegawai yang Mengikuti Tugas - Tugas Lainnya
16) Buku Induk Pegawai
Negeri Sipil (PNS)
Bentuk format dari
masing - masing buku penjaga administrasi kepegawaian dapat dibuat menyesuaikan
dokumen yang akan dicatat pada buku tersebut. Format yang dibuat mengikuti
informasi yang terdapat pada masing-masing dokumen kepegawaian.
B. Cara Penanganan Dokumen Adminsitrasi Kepegawaian
Penanganan dokumen administrasi
kepegawaian dapat dilakukan sebagai berikut :
1. Menghimpun :
Menghimpun merupakan kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala
keterangan untuk keperluan tertentu yang tadinya masih belum di klasifikasikan
penghimpunannya.
2. Mencatat :
mencatat merupakan kegiatan membubuhkan berbagai keterangan tertulis pada
dokumen yang masih dianggap penting agar tulisan dapat dibaca, dikirim, dan
disimpan.
3. Mengolah :
mengolah adalah macam-macam kegiatan dengan mengerjakan keterangan dengan
maksud menyajikan maksud yang lebih bermanfaat.
4. Menggandakan
: menggandakan merupakan kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara tertentu
sebanyak jumlah tertentu yang diinginkan.
5. Mengirim :
kegiatan menyampaikan dokumen ke pihak lain dengan menggunakan alat dan
perantara.
6. Menyimpan :
kegiatan menyimpan data dan dokumen tertentu di tempat tertentu dengan tujuan
agar dokumen dapat terjaga semaksimal mungkin, dan bisa digunakan suatu saat
jika diperlukan.
C. Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian
Ø Data Fisik
Penyimpanan dokumen berupa fisik
maksudnya adalah penyimpanan dokumen atau file berupa kertas, surat, gambar,
patung dan lain-lain. Penyimpanan dokumen fisik ini biasanya disebut arsip,
yaitu menyimpan secara langsung dokumen ditempat yang telah ditentukan dan
diberi label tertentu.
Ø Data Digital
Penyimpanan dokumen berupa data
digital merupakan penyimpanan dokumen atau file berupa data computer atau hasil
scanning dari file data fisik.
Berikut ini beberapa kelebihan dari
sistem data digital yang menjadi pertimbangan untuk memilih data digital
sebagai pilihan dalam penyelesaian permasalahan tersebut karena:
1) Sistem data
digital memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan, pencarian kembali dan penyajian
informasi yang dibutuhkan. Kemudahan dari sistem data digital disebabkan karena
sebagian proses pengolahan data dapat dilakukan oleh system komputer yang akan
dibangun.
2) Ruang tempat
penyimpanan data digital tidak membutuhkan banyak tempat, karena data digital
dapat disimpan pada hardisk, Removeable, dan dalam bentuk Compact Disk. Berbeda
dengan data konvensional semakin ditambah datanya maka akan memerlukan banyak
tempat penyimpanan.
3) Data digital
mudah dilakukan back-up file, karena back-up file dapat dilakukan setiap saat
sesuai kebutuhan. Bila terjadi kerusakan data maka data pada back-up yang masih
tersimpan dapat dipergunakan kembali. Jika pada data konvensional jika
dilakukan back-up data akan berakibat penambahan ruang tempat penyimpanan data.
4) Data digital
juga mudah untuk dilakukan manajemen dan pengelolaan. Pada penelitin ini
pengelolaan data digital mempergunakan manajemen folder. Pada proses manejemen
data digital sebagian proses dilakukan oleh sistem yang akan dibangun.
5) Memberikan
kemudahan akses terhadap data digital, penggunaan yang fleksible dan kemudahan
distribusi data digital jika diperlukan. Dengan adanya berbagai kemudahan dari
pengelolaan data digital tersebut perlu diperhatikan masalah hak cipta dan hak
kepemilikan materi digital. Setiap materi digital yang menjadi bagian dari
distribusi elektronik bersifat rentan terhadap pengkopian dan pendistribusian
oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab terhadap penggunaan data digital.
Perlindungan hak cipta dan sebagai autentikasi data digital dengan
mempergunakan teknik hidden message (steganografi). Steganografi adalah suatu
teknik yang mengijinkan para pengguna untuk menyembunyikan suatu pesan didalam
pesan yang lain secara kasat mata tidak merubah bentuk data digitalnya. Dengan
steganografi dimungkinkan untuk menyembunyikan informasi hak cipta seperti
identitas seorang pengarang, tanggal ciptaan, dan lainlain. Steganografi adalah
suatu cara menyisipkan/menyembunyikan informasi kedalam berbagai macam variasi
jenis dokumen seperti: gambar, audio , video, text atau file biner.
D. Peraturan Cara Penanganan Pemeliharaan Dokumen
1) Biasakan
menyimpan dokumen mengenai kepegawaian dalam tempat khusus.
2) Aturlah
letak penyimpanan dokumen sesuai kronologis tanggal tahun atau sesuai
masalahnya.
3) Jangan
gunakan dokumen ada ditempat aman.
4) Pastikan
dokumen ada ditempat aman.
5) Jauhkan dari
air, minyak dan panas matahari.
6) Taburkan
kamper atau beri butir penyerap air (slice gel) dalamrak/lemari.
7) Bolak
balikkan dokumen setiap 3 bulan sekali diruang terbuka agar tidak
lembab/lengket.
8) Hindari
sesering mungkin mengfotocopy dokumen karna memperpendek umur dokumen
9) Bila
terpaksa mengambil dokumen anda untuk keperluan tertentu, pastikan memberi
penanda ditempatnya.
10)Dokumen
dibuat dalam bentuk digital agar salinannya juga aman denganmenggunakan
scanner.
Daftar
Pustaka
Komentar
Posting Komentar