Struktur Organisasi Kepegawaian

TUGAS

STRUKTUR ORGANISASI KEPEGAWAIAN

DISUSUN OLEH:

SUCI ANDRIANY

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 1 TARAKAN

KOMPETENSI KEAHLIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

TAHUN 2017

KATA PENGANTAR

Assalammualaikum Wr.Wb

            Puji syukur saya ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta hidayah sehingga berkat Karunia-Nya saya dapat  menyelesaikan tugas yang telah diberikan oleh guru kami mengenai “ STRUKTUR ORGANISASI KEPEGAWAIAN “.

            Saya selaku penyusun juga tidak lupa mengucapkan terima kasih kepada guru pembimbing saya yang telah banyak memberi masukan selama saya mengerjakan tugas ini.

            Semoga apa yang saya kerjakan ini dapat bermanfaat bagi semua pembaca khususnya yang ingin mengetahui tentang “ STRUKTUR ORGANISASI KEPEGAWAIAN “.

TARAKAN, 27 Agustus 2017

Penyusun,

Suci Andriany

DAFTAR ISI

Halaman Judul .....................................................................................................       i

Kata Pengantar ...................................................................................................      ii

Daftar Isi ...............................................................................................................     iii

Struktur Organisasi Kepegawaian ..................................................................      1

1.     Kepala Bagian Umum, Hukum dan Tata Laksana.................................      2

2.     Kepala Bagian Kepegawaian .....................................................................      4

3.     Kepala Bagian Barang Milik Negara ........................................................      8

Daftar Pustaka .....................................................................................................    11

Struktur Organisasi Kepegawaian

            Sesuai Dokumen Statuta UB,  organisasi BUK dipimpin oleh Kepala Biro. Sesuai  Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 4 Tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Brawijaya, Kepala BUK membawahi 3 Kepala Bagian, tiga kepala bagian tersebut yaitu:

1)     Bagian Umum, Hukum dan Tata Laksana, terdiri dari : Sub Bagian Tata Usaha dan Protokol, Sub Bagian Rumah Tangga, Sub Bagian Hukum dan Tata Laksana, dan Sub Bagian Kearsipan dan Hubungan Masyarakat;

2)     Bagian Kepegawaian, terdiri dari : Sub Bagian Pendidik, Sub Bagian Tenaga Kependidikan; dan

3)     Bagian Barang Milik Negara (BMN), terdiri dari : Sub Bagian Pengadaan, Sub Bagian Inventarisasi dan Penghapusan.

            Sesuai struktur organisasi BUK, tugas  pokok dan  fungsi masing-masing personil adalah sebagai berikut:

            Kepala Biro

·         Mengadakan Koordinasi dengan pimpinan dan Unit-unit lain (Fakultas/bagian)

·         Memberikan petunjuk dan pengarahan pada stafnya dan bersama-sama bertanggung jawab dalam pengelolaan administrasi sesuai dengan peraturan yang berlaku

·         Mengadakan konsultasi dan meminta pengarahan pada Rektor atau Wakil Rektor II mengenai hambatan yang dihadapi untuk mendapatkan petunjuk dan penyelesaian

·         Tanggung jawab atas tercapainya seluruh program kerja dan kegiatan yang direncanakan

·         Merencanakan dan melaksanakan pengelolaan kegiatan dengan berpedoman pada peraturan yang berlaku

·         Menyusun laporan berkala sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku

1.     Kepala Bagian Umum, Hukum dan Tata Laksana

Ø  Mengkoordinir pelaksanaan urusan tata usaha Hukum dan tata laksana

Ø  Mengkoordinir pelaksanaan urusan Kesekretariatan/ keprotokoleran.

Ø  Mengkoordinir pelaksanaan urusan Rumah tangga.

          a.         Kepala Sub Bagian Tata Usaha (TU) dan Protokol

·         Menyusun rencana dan program kerja Subbagian dan menyiapkan penyusunan rencana dan program kerja Bagian Umum.

·         Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan.

·         Mengumpulkan, mengolah, dan menganalisis data ketatausahaan.

·         Melakukan urusan persuratan.

·         Melakukan urusan kearsipan.

·         Mempersiapkan pengiriman dan penyerahan arsip statis kepada arsip nasional.

·         Melakukan penyusutan arsip.

·         Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang ketatausahaan.

·         Menyusun rencana dan program kerja Subbagian.

·         Mengatur dan mengkoordinasi keprotokoleran untuk pelantikan dan pemberhentian pejabat.

·         Mengatur dan mengkoordinasi keprotokoleran untuk acara pengukuhan guru besar, dies natalis dan wisuda.

·         Mengatur dan mengkoordinasi keprotokoleran untuk acara seminar, workshop, lokakarya, dll yang dihadiri pejabat/tokoh.

·         Mengatur dan mengkoordinasi keprotokoleran untuk acara upacara hari besar nasional.

·         Mengatur dan mengkoordinasi keprotokoleran untuk upacara pengambilan sumpah/janji PNS.

·         Mengatur dan mengkoordinasi keprotokoleran untuk upacara peletakan batu pertama dan acara peresmian penggunaan gedung

·         Mengatur dan mengkoordinasi keprotokoleran untuk acara penandatanganan kerja sama.

·         Mengatur dan mengkoordinasi keprotokoleran untuk acara kunjungan pejabat negara/tokoh masyarakat dan tamu lainnya.

·         Mengatur dan mengkoordinasi keprotokoleran untuk pelepasan jenazah guru besar.

·         Menjemput dan mengantar tamu pejabat/tokoh

·         Koordinasi dengan pihak keamanan berkaitan dengan kedatangan tamu pejabat/tokoh

·         Menyelesaikan surat keluar dan surat masuk sesuai disposisi pimpinan

·         Mengarsip surat keluar dan surat masuk pimpinan

·         Menerima dan melayani tamu yang datang kepada pimpinan

·         Mengatur agenda pimpinan

·         Mengurus perjalanan dinas pimpinan

·         Membuat laporan rutin

·         Menerima dan menjawab telepon, fax, email dan internet yang berkaitan dengan tupoksi

·         Membantu pekerjaan pimpinan yang berkaitan dengan kepentingan lain

         b.         Kepala Sub Bagian Hukum dan Tata Laksana

·         Menyusun rencana dan program kerja Subbagian HTL.

·         Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang pendidikan tinggi.

·         Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data di bidang hukum dan ketatalaksanaan.

·         Mempersiapkan bahan penyusunan peraturan dan ketentuan di bidang pendidikan tinggi dan ketatalaksanaan.

·         Memproses penerbitan surat keputusan.

·         Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang hukum dan ketatalaksanaan.

·         Menyusun laporan Subbagian Ketatausahaan dan HTL.

          c.          Kepala Sub Bagian Rumah Tangga

·         Menyusun rencana dan program kerja Subbagian dan menyiapkan penyusunan dan program kerja Bagian Sarana dan Prasarana.

·         Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang kerumahtanggaan.

·         Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data di bidang kerumahtanggaan.

·         Mempersiapkan bahan penyusunan peraturan dan ketentuan di bidang kerumahtanggaan.

·         Melakukan urusan keamanan, ketertiban, kebersihan, parkir, PKL, serta keindahan lingkungan.

·         Melakukan pengaturan penggunaan dan pemeliharaan sarana prasarana bangunan gedung dan listrik.

·         Melakukan pengaturan penggunaan sumberdaya air dan gas.

·         Melakukan persiapan upacara resmi satuan kerja Universitas Brawijaya.

·         Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan.

·         Menyusun laporan Subbagian Kerumahtanggaan.

2.     Kepala Bagian Kepegawaian

Ø  Mengkoordinir pelaksanaan pemberian layanan administrasi tenaga Dosen.

Ø  Mengkoordinir pelaksanaan pemberian layanan administrasi tenaga kependidikan.

          a.         Kepala Sub Bagian Pendidik

·         Menyusun Rencana Kerja Tahunan di Sub Bagian Tenaga Dosen;

·         Menyusun Rencana Kebutuhan Pegawai/Formasi, meliputi: (a) Formasi Pegawai Negeri Sipil; (b) Formasi Pegawai Kontrak.

·         Mempersiapkan Pengadaan Pegawai, meliputi: (a) Seleksi Penerimaan Pegawai Negeri Sipil; (b) Seleksi Penerimaan Pegawai Kontrak; (c) Mempersiapkan Usul Pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil

·         Mempersiapkan Surat Keputusan Pengangkatan CPNS menjadi PNS, meliputi: (a) Kartu Pegawai (Karpeg); (b) Kartu Istri atau Kartu Suami (Karis/Karsu);

·         Mempersiapkan Sumpah/Janji PNS, berkoordinasi dengan Kasubbag Tenaga Administrasi dan Kasubbag Sumber Daya Manusia.

·         Mempersiapkan Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3)

·         Mempersiapkan Kenaikan Gaji Berkala (KGB)

·         Mempersiapkan Pengangkatan Dalam Jabatan Fungsional Dosen

·         Mempersiapkan Kenaikan Jabatan Dosen dan Angka Kreditnya

·         Mempersiapkan Kenaikan Pangkat / Golongan Dosen

·         Mempersiapkan Ujian Dinas dan Ujian Penyesuaian Ijazah, berkoordinasi dengan Kasubbag Tenaga Administrasi dan Kasubbag Sumber Daya Manusia

·         Mempersiapkan Pegawai Negeri Sipil yang melaksanakan Studi Lanjut, meliputi: (a) Tugas Belajar; (b) Ijin Belajar; (c) Keterangan Belajar

·         Mempersiapkan Pengangkatan Dosen Yang Diberi Tugas Tambahan, berkoordinasi dengan Kasubbag Sumber Daya Manusia

·         Mempersiapkan Pelantikan dan Serah Terima Jabatan, berkoordinasi dengan Kasubbag Tenaga Administrasi dan Kasubbag Sumber Daya Manusia

·         Mempersiapkan Pengangkatan Dosen Luar Biasa

·         Mempersiapkan Peninjauan Masa Kerja Pegawai Negeri Sipil

·         Mempersiapkan Pemindahan / Pelimpahan PNS

·         Mempersiapkan Penghargaan, bagi Dosen Berprestasi

·         Mempersiapkan Sertifikasi Dosen

·         Mempersiapkan Perpanjangan Batas Usia Pensiun Pegawai Negeri Sipil yang menduduki jabatan Guru Besar / Profesor

·         Mempersiapkan Program Persiapan Pensiun PNS, berkoordinasi dengan Kasubbag Tenaga Administrasi dan Kasubbag Sumber Daya Manusia

·         Mempersiapkan Pengangkatan dalam Jabatan Guru Besar Emeritus

·         Menghimpun, mempelajari dan mensosialisasikan Peraturan Perundang-undangan di bidang Kepegawaian

·         Menyusun Rencana Kerja Tahunan Sub Bagian SDM dan TI

·         Mempersiapkan Sistem Informasi Pengembangan Karier Dosen Tetap Non PNS

·         Mempersiapkan PNS yang melaksanakan tugas belajar/ijin belajar dalam negeri dan luar negeri, meliputi: (a) Tugas Belajar; (b) Ijin Belajar; (c) Keterangan Belajar; (d) Perjanjian Tugas Belajar; (e) Perjanjian Ijin Belajar; (f) Pengaktifan Kembali. Berkoordinasi dengan Kasubbag Tenaga Edukatif dan Kasubbag Tenaga Administrasi

·         Menghimpun, mempelajari dan mensosialisasikan Peraturan Perundang-undangan di bidang Kepegawaian

·         Menyusun Laporan Tahunan

         b.         Kepala Sub Bagian Tenaga Kependidikan

·         Menyusun Rencana Kerja Tahunan di Sub Bagian Tenaga Kependidikan

·         Menyusun Rencana Kebutuhan Pegawai / Formasi, meliputi: (a) Formasi Pegawai Negeri Sipil; (b) Formasi Pegawai Kontrak

·         Mempersiapkan Pengadaan Pegawai, meliputi: (a) Seleksi Penerimaan Pegawai Negeri Sipil; (b) Seleksi Penerimaan Pegawai Kontrak; (c) Mempersiapkan Usul Pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil

·         Mempersiapkan Surat Keputusan Pengangkatan CPNS menjadi PNS, meliputi: (a) Kartu Pegawai (Karpeg); (b) Kartu Istri / Kartu Suami (Karis / Karsu)

·         Mempersiapkan Sumpah / Janji Pegawai Negeri Sipil, berkoordinasi dengan Kasubbag Tenaga Edukatif dan Kasubbag Sumber Daya Manusia

·         Mempersiapkan Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3)

·         Mempersiapkan Kenaikan Gaji Berkala (KGB)

·         Mempersiapkan Pengangkatan Dalam Jabatan Fungsional Lainnya

·         Mempersiapkan Kenaikan Jabatan Fungsional Lainnya & Angka Kredit

·         Mempersiapkan Kenaikan Pangkat / Golongan Non Dosen

·         Mempersiapkan Ujian Dinas dan Ujian Penyesuaian Ijazah, berkoordinasi dengan Kasubbag Tenaga Edukatif dan Kasubbag Sumber Daya Manusia

·         Mempersiapkan Pegawai Negeri Sipil yang melaksanakan Studi Lanjut, meliputi: (a) Tugas Belajar; (b) Ijin Belajar; (c) Keterangan Belajar

·         Mempersiapkan Pengangkatan PNS Dalam Jabatan Struktural, berdasarkan keputusan Baperjakat dan berkoordinasi dengan Kasubbag Sumber Daya Manusia

·         Mempersiapkan Pelantikan dan Serah Terima Jabatan, berkoordinasi dengan Kasubbag Tenaga Edukatif dan Kasubbag Sumber Daya Manusia

·         Mempersiapkan Peninjauan Masa Kerja Pegawai Negeri Sipil

·         Mempersiapkan Pemindahan / Pelimpahan PNS

·         Mempersiapkan Penghargaan, bagi: (a) Pustakawan Berprestasi; (b) Laboran Berprestasi; (c) Pegawai Berprestasi

·         Mempersiapkan Program Persiapan Pensiun PNS, berkoordinasi dengan Kasubbag Tenaga Edukatif dan Kasubbag Sumber Daya Manusia

·         Menghimpun, mempelajari dan mensosialisasikan Peraturan Perundang-undangan di bidang  Kepegawaian

·         Mempersiapkan pengembangan dan implementasi Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG)

·         Mempersiapkan pengelolaan website kepegawaian

·         Menyusun Rencana Kebutuhan Pegawai PNS dan Pegawai Non PNS

·         Mempersiapkan peserta Pendidikan dan Latihan Prajabatan

·         Mempersiapkan pengiriman peserta pendidikan dan latihan dalam jabatan, meliputi: (a) Pendidikan dan Latihan Kepemimpinan (Diklatpim); (b) Pendidikan dan Latihan Fungsional; (c) Pendidikan dan Latihan Teknis

·         Menyusun Laporan Tahunan.

3.     Kepala Bagian Barang Milik Negara

Ø  Mengkoordinir pelaksanaan urusan Inventarisasi dan penghapusan.

Ø  Mengkoordinir pelaksanakan urusan Pengadaan.

          a.         Kepala Sub Bagian Inventarisasi dan penghapusan

·         Menyusun rencana dan program kerja Subbagian Inventarisasi dan penghapusan.

·         Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang Inventarisasi dan penghapusan.

·         Melakukan pengaturan penggunaan dan pemeliharaan kendaraan dinas.

·         Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang perlengkapan dan jasa.

·         Menyusun rencana kebutuhan bahan habis pakai (ATK) lingkungan kantor pusat dan unit lainnya.

·         Mendata/menyusun kebutuhan peralatan penunjang barang modal : LCD, Wireless, alat transportasi, dan peralatan lainnya.

·         Mengusulkan pengadaan kebutuhan ATK, baik untuk jangka 1 semester maupun 1 tahun.

·         Membantu pengadaan bahan/peralatan/ATK yang bersifat incidental.

·         Pelayanan ATK di lingkungan Kantor Pusat dan unit pembantu di Kantor Pusat.

·         Pelayanan peminjaman peralatan penunjang sarana pendidikan berupa LCD Projector + Tripot/Layar, Wireless, Megaphone, peralatan olah raga, dan peralatan komunikasi lainnya.

·         Pelayanan kebutuhan peralatan kebersihan, listrik, dll.

·         Membantu pelayanan kebutuhan peminjaman ruang gedung RKB.

·         Melaksanakan pendistribusian Jas Almamater, Jaket dan Koas untuk MABA, jalur : Undangan, Bidik Misi, SNMPTN, SPMK, SPKD/SPKIns.

·         Penatausahaan Barang Milik Negara (BMN) meliputi : rangkaian kegiatan pembukuan, inventarisasi atau kodefikasi dan penyesuaian DIR/DBR di lingkungan Kantor pusat dan unit pembantu,

·         Melakukan pelaporan hasil pengadaan aset BMN barang modal (gedung, kendaraan bermotor, peralatan kantor) secara berkala setiap Triwulan dengan aplikasi SIMAK BMN.

·         Melakukan pelaporan mutasi barang habis pakai/ATK dengan aplikasi SIMAK Persediaan.

·         Melakukan identifikasi dan pendataan aset tanah dengan aplikasi Sistem Manajemen Akuntansi Tanah Pemerintah (SIMANTAP),

·         Melakukan pengusulan penetapan status penggunaan aset BMN satker UB kepada Kuasa Pengguna Barang (Kemendikbud) dan kepada Pengelola Barang (Kemenkeu).

·         Melakukan usulan proses penghapusan BMN yang sudah tidak layak pakai (rusak Berat) berupa Peralatan Kantor, Kendaraan Bermotor, dan Bangunan Gedung.

·         Mendata dan mengusulkan ijin pemanfaatan aset bangunan gedung dan aset tanah kepada Kuasa Pengguna Barang dan kepada Pengelola Barang.

·         Melakukan penyimpanan dokumen dan surat-surat di bidang perlengkapan dan jasa.

         b.         Kepala Sub Bagian Pengadaan

·         Menyusun rencana dan program kerja bagian Pengadaan dalam satu tahun anggaran.

·         Menghimpun, menganalisa, mengolah dan menyajikan data hasil pematrikan dari unit-unit kerja.

·         Menyusun pemaketan pengadaan sesuai dengan mata anggaran (Gedung, Peralatan, Sarana lain) untuk di proses pelelangan.

·         Menyusun konsep Surat Keputusan (SK) yang berkaitan dengan proses pengadaan.

·         Berkoordinasi dengan Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) dalam penyelenggaraan Sistem Pelelangan Secara Elektronik (SPSE)

Daftar Pustaka

http://www.pengertianku.net/wp-content/uploads/2014/05/pengertian-organisasi.jpg

http://buk.ub.ac.id/about/struktur-organisasi/